Phòng họp là nơi tổ chức những buổi họp, hội thảo phổ biến những kế hoạch, mục tiêu cũng như đường lối phát triển của công ty. Là nơi tổ chức hội nghị, báo cáo tổng kết, ký kết đàm phán những kết quả đạt được trong thời gian qua.

Phòng họp cũng là nơi gặp gỡ các đối tác, khách hàng kinh doanh; cho đối tác, khách hàng thấy được quy mô và sự chuyên nghiệp trong công việc nhằm thúc đẩy uy tín, tăng khả năng hợp tác phát triển.

Tiêu chuẩn diện tích thiết kế phòng họp hiện đại

Diện tích phòng họp phụ thuộc vào tổng diện tích của văn phòng công ty. Quy mô doanh nghiệp càng lớn, diện tích phòng họp càng rộng. Nhằm đảm bảo phòng họp có đủ sức chứa cho toàn thể nhân viên tham gia trong những dịp quan trọng.

Để tránh gây lãng phí không gian đáng kể khi phòng họp không được sử dụng, chia phòng họp thành 3 loại như sau:

– Phòng họp nhỏ: Sức chứa 10 – 20 người. Diện tích tối thiểu đạt 20m2

– Phòng họp vừa: Sức chứa 20 – 50 người. Diện tích tối thiểu đạt 40m2

– Phòng họp lớn: Sức chứa trên 50 người. Diện tích tối thiểu đạt 0,8m2/người. Tuỳ số lượng người sử dụng mà bạn tính toán phân bổ diện tích hợp lý nhất.

Nội thất phòng họp

Kiểu dáng bàn họp

Những loại bàn họp phổ biến được sử dụng nhiều nhất là bàn chữ nhật, chữ U, oval, bàn tròn… Tuỳ theo diện tích phòng họp và số lượng người tham dự mà chọn kiểu dáng bàn họp phù hợp. Chẳng hạn phòng họp lớn với số người tham dự trên 30 thì kiểu bàn chữ U là lựa chọn lý tưởng. Phòng họp nhỏ với số lượng người tham dự ít thì bàn chữ nhật là sự lựa chọn phù hợp nhất.

Ghế phòng họp

Thông thường mỗi cuộc họp kéo dài trung bình từ 1 tiếng đến vài ba tiếng, việc bố trí một chỗ ngồi thoải mái vô cùng cần thiết. Nên ưu tiên sử dụng loại ghế đồng nhất cho cả phòng họp không chỉ đạt tiêu chí về giá trị sử dụng mà giá trị thẩm mỹ cũng được đề cao. Kiểu dáng ghế ngồi nên thiết kế gọn nhẹ, đơn giản để tiết kiệm diện tích. Có thể cân nhắc sử dụng ghế họp có bánh xe giúp thuận tiện mỗi khi sắp xếp bàn họp. Lựa chọn ghế họp có tựa lưng cao, chất liệu êm ái như da, da CN hay PVC mềm mại để giải toả bớt căng thẳng, hỗ trợ chống đau vai gáy, cột sống cổ. Màu sắc của ghế nên sử dụng màu trung tính hoặc tối tuỳ theo màu sắc của bàn họp để có sự đồng điệu.

Màu sắc phòng họp

Màu sắc phòng họp cần hài hoà với phong cách thiết kế và diện tích căn phòng. Tính chất phong họp cần tôn lên nét lịch sự và trang trọng vì vậy những gam màu sắc trung tính nhẹ nhàng đơn giản luôn được chú trọng.

Thiết kế phòng họp không nên lạm dùng nhiều màu sắc, điều này gây ra chứng phân tâm, mất tập trung vào buổi họp. Màu sắc dùng cho phòng họp góp phần tạo nên không khí nghiêm túc, chuyên nghiệp của buổi họp, những gam màu như nâu, trắng, xám được ưu tiên sử dụng. Nếu công ty chuyên về lĩnh vực hoạt động truyền thông, quảng cáo,… năng động, sáng tạo thì những gam màu nổi bật phá cách sẽ tạo cảm hứng tích cực cho cuộc họp.

Phòng họp có diện tích “khiêm tốn” hãy ưu tiên chọn những gam màu sáng như xanh nhạt, trắng hoặc vàng nhạt để nới rộng không gian thoáng đãng hơn. Nếu quan tâm đến yếu tố phong thuỷ hãy chọn màu sắc phù hợp với cung và bản mệnh.

Cửa sổ và cửa chính phòng họp

Cửa sổ là nơi đón ánh sáng tự nhiên và cung cấp nguồn năng lượng tích cực cho cả căn phòng nói riêng và không gian sống nói chung. Lắp kính cho cửa sổ cũng là phương án hay để đảm bảo cho phòng họp của công ty luôn chan hoà ánh sáng. Cũng nên lắp rèm kéo cho cửa sổ để điều chỉnh ánh sáng theo khung giờ, điều kiện thời tiết trong ngày.

Cửa chính phòng họp cần được bố trí từ 1 đến 2 cái nhằm thuận tiện cho lối di chuyển vào ra, với phòng họp lớn việc bổ sung thêm cửa phụ là rất cần thiết.

Thiết kế âm thanh, ánh sáng

Sử dụng các thiết bị khuếch đại âm thanh trong phòng họp lớn là điều bắt buộc. Cần có phương án thiết kế phòng họp đảm bảo âm thanh rõ ràng, mọi người có thể nghe được mọi người trình bày. Cần chú ý đến vị trí đặt loa, tránh hướng loa trực tiếp gây ảnh hưởng đến tai người nghe.

Khả năng cách âm cho phòng họp cũng rất quan trọng, không để những tạp âm bên ngoài làm ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp. Các chất liệu dùng cách âm như trần thạch cao, bông thuỷ tinh, cao su non… Ngoài ra nên kết hợp thêm các biện pháp cách âm, tiêu âm khác như thiết kế mặt tường triệt tiêu âm lượng, xây vách tường dày hơn, có lớp cách âm ở giữa…

Ngoài việc tận dụng nguồn ánh sáng tự nhiên tạo không gian thoáng đãng dễ chịu cũng cần có thêm phương án bố trí ánh sáng nhân tạo thêm. Để đảm bảo linh hoạt cường độ ánh sáng phù hợp với từng trường hợp khác. Khi dùng máy chiếu, điều kiện cần là phòng họp phải tắt hết đèn, đảm bảo chế độ tối để các slide được hiện rõ trên màn hình. Khi thảo luận, trình bày thì cần không gian sáng rõ.