Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ngăn nắp và khoa học

Không gian làm việc của các doanh nghiệp hiện nay đương nhiên sẽ không thể thiếu số lượng lớn hồ sơ/tài liệu cần lưu trữ. Và vấn đề sắp xếp, lưu trữ sao cho gọn gàng, ngăn nắp là điều không ít doanh nghiệp đau đầu. Thông qua bài viết này, chúng tôi sẽ đưa ra một số gợi ý về “Cách sắp xếp hồ sơ văn phòng” hiệu quả nhất. Cùng theo dõi nhé!

Vì sao cần phải lưu trữ và sắp xếp hồ sơ? 

Có thể nói, việc quản lý hồ sơ/tài liệu đóng vai trò rất quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Mọi công tác chỉ đạo, triển khai, quyết định đến các hoạt động ký kết hợp đồng đều liên quan với các loại văn bản, giấy tờ. Cụ thể hơn là doanh nghiệp đều phải tiến hành soạn thảo văn bản. 

Sau đây là những lợi ích của việc lưu trữ, quản lý và sắp xếp hồ sơ/tài liệu: 

  • Nâng cao hiệu suất làm việc: Doanh nghiệp quản lý tốt hồ sơ sẽ giúp gia tăng hiệu suất làm việc. Mọi việc đều diễn ra nhanh chóng và triệt để. 
  • Tiết kiệm thời gian tìm kiếm cũng như chi phí. Bởi không mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm hay xử lý giấy tờ. 
  • Xây dựng một không gian làm việc chuyên nghiệp. Giúp gây ấn tượng tốt với đối tác/khách hàng. 

Tổng hợp cách sắp xếp hồ sơ văn phòng ngăn nắp và khoa học

Phân loại hồ sơ, sổ sách

Không gian làm việc văn phòng ngoài sự xuất hiện của những bộ bàn ghế làm việc thì tủ hồ sơ cũng là món đồ nội thất rất cần thiết. Thay vì phải bày bừa trên bàn làm việc hay mất thời gian tìm kiếm tài liệu trong một chiếc tủ lộn xộn, thì bạn chỉ cần tìm kiếm ở ngăn tủ chứa loại hồ sơ đó, đã được phân loại sẵn. Lấy sử dụng một cách nhanh chóng. Hãy phân loại theo từng ngăn, khoang tủ và ghi chú rõ ràng, sau đó dán lên tủ tài liệu. 

Có rất nhiều cách để phân loại, bạn có thể dựa trên các yếu tố sau: 

  • Phân loại theo trạng thái: Hồ sơ đang xử lý, hồ sơ đã xử lý xong, hồ sơ khiếu nại,…
  • Phân loại theo bảng chữ cái, theo ký tự,…
  • Phân loại dựa vào thời gian: Theo ngày, tháng, năm,..
  • Phân loại hồ sơ theo phòng ban.

Lên danh sách, danh mục cho hồ sơ cần lưu trữ

Danh sách hay danh mục là bản liệt kê cụ thể các loại giấy tờ một cách có hệ thống nhất. Đây là việc rất quan trọng mà doanh nghiệp nào cũng cần phải chú ý. Bởi nó sẽ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm hồ sơ. Thêm vào đó, bạn cũng sẽ nhận biết được các loại hồ sơ quá hạn, cần phải loại bỏ. 

Một số lưu ý khi tạo lập danh mục:

  • Hồ sơ/tài liệu cần được ghi chú dựa trên các yếu tố như: tên, thời gian, loại,… Sau đó sắp xếp cụ thể ở một khu vực nếu bạn lưu trữ ở dạng file cứng. Ngược lại ở dạng file mềm (máy tính) thì nên đặt ở một file.
  • Hồ sơ nên kiểm tra và cập nhật thường xuyên. 
  • Loại bỏ khi quá hạn hoặc không cần thiết. 

Xác định thời gian lưu trữ

Hồ sơ hay tài liệu có rất nhiều loại, nhất là đối với doanh nghiệp lớn. Tuy nhiên, khi xác định thời gian lưu trữ, bảo quản sẽ được chia thành 2 loại sau: 

  • Lưu trữ vĩnh viễn: Loại hồ sơ này được lưu trữ và cất giữ trong hệ thống lưu trữ chung của doanh nghiệp. 
  • Lưu trữ có thời hạn: Sau một khoảng thời gian lưu trữ, đến hết thời hạn hầu như sẽ bị tiêu hủy. 

Xác định cách lưu trữ

Ngày nay, công nghệ ngày càng phát triển, rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn lưu trữ hồ sơ/tài liệu theo dạng file mềm. Họ tạo ra một nguồn cơ sở dữ liệu lớn, chứa đựng toàn bộ thông tin và chỉ cần một vài thao tác đơn giản là có thể tìm kiếm được loại hồ sơ cần dùng. 

Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại hình thức lưu trữ theo dạng file cứng thông qua việc sắp xếp và chứa đựng ở tủ tài liệu, tủ hồ sơ văn phòng. Thế nên, thiết kế dòng sản phẩm ngày nay cũng khá đa dạng, nhằm đáp ứng tốt nhu cầu lưu trữ của người dùng. Có thể kể đến các mẫu tủ như sau: 

  • Tủ thấp: Thích hợp cho những văn phòng hạn chế về mặt diện tích hoặc trang bị tủ cá nhân cho nhân viên. 
  • Hộc tủ di động: Đây là dòng tủ có kích thước nhỏ gọn, thường được đặt dưới gầm bàn làm việc. Phục vụ cho mục đích lưu trữ cá nhân. 
  • Tủ file sắt: Thiết kế phân chia thành nhiều ngăn chứa, đi kèm tay nắm và khóa chìa. 
  • Tủ tài liệu: Tùy thuộc vào nhu cầu mà lựa chọn tủ có 2,3,4,5 khoang chứa. Trong đó, ở mỗi khoang chứa còn được phân thành nhiều ngăn thông qua hệ thống đợt. 
  • Tủ thư viện di động: Sản phẩm có kích thước lớn, đáp ứng nhu cầu lưu trữ chung của toàn bộ doanh nghiệp. Lưu trữ hiệu quả với khối lượng lớn hồ sơ/tài liệu. 

Trên đây là toàn bộ thông tin về cách sắp xếp hồ sơ văn phòng sao cho ngăn nắp và khoa học nhất. Hy vọng giúp ích cho bạn trong việc tạo dựng một không gian làm việc chuyên nghiệp. Đừng quên liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ chọn mua tủ hồ sơ lưu trữ nhé!