Không gian làm việc nơi văn phòng có ảnh hưởng trực tiếp đến nhiều yếu tố như năng suất và mức độ hài lòng của nhân viên? Chắc chắn là có, thế nên thiết kế không gian văn phòng làm việc cũng cần có những chủ trương, phương án trong việc tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, năng động và hội nhập, điều này cũng cho thấy được văn hoá và thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng.

Sau đây là 8 gợi ý cho việc tối ưu hoá không gian làm việc tại công sở, giúp doanh nghiệp của bạn nhận diện được sứ mệnh cũng như phương châm trong mục tiêu kinh doanh thành công và phát triển.

1. Chú trọng không gian mở và ánh sáng tự nhiên

Giá trị mà ánh sáng tự nhiên mang lại vô cùng dồi dào, chúng cũng góp phần cải thiện tâm trạng một cách hiệu quả. Hầu hết nhân viên văn phòng dành khối lượng thời gian chủ yếu vào công việc, thì một không gian thoáng mát và có đầy đủ ánh sáng sẽ khiến họ cảm thấy thoải mái hơn trong những giờ làm việc liên tục áp lực. Hãy phá dở những bệ cửa sổ không cần thiết gây cản trở nguồn ánh sáng tự nhiên và bất cứ thứ gì chắn lại nó để nới rộng không gian của văn phòng hơn. Nếu văn phòng của bạn chỉ tiếp cận với một lượng ánh sáng hạn chế trong ngày, hãy thử sắp xếp lại bàn ghế làm việc và đặt chúng tập trung gần với vị trí cửa sổ.

2. Tránh sử dụng nội thất nặng nề

Bàn ghế làm việc hay tủ tài liệu, kệ sách, giá đỡ là những nội thất có kích thước to lớn, cồng kềnh, nhiệm vụ của chúng là hỗ trợ công việc và tối ưu hoá các mục tài liệu, hồ sơ ngăn nắp, khoa học. Tuy nhiên hãy cân nhắc những đồ nội thất không thật sự cần thiết trong công việc cũng như cuộc sống hiện tại nữa, vì vô tình chúng sẽ chiếm dụng nhiều diện tích sàn đáng kể trong phòng. Hãy mạnh dạn thay thế những chiếc bàn làm việc bằng gỗ theo phong cách cổ điển, lối trang trí rối rắm bằng những chiếc bàn tối giản với màu sắc thanh nhã, gọn nhẹ và sáng sủa hơn.

3. Không gian đa chức năng

Lợi ích của không gian đa chức năng là có thể đáp ứng các nhu cầu từ khâu gặp gỡ đón tiếp đối tác, khách hàng đến những buổi họp nhóm lưu động. Không gian đa chức năng được biết như là một mô hình đa phức hợp sắp đặt trong cùng một diện tích căn phòng, cung cấp đủ mọi nhu cầu lẫn không gian riêng tư cho cá nhân mà không cần phải bổ sung thêm một phòng nhỏ nào khác, chúng có thể linh hoạt trở thành một phòng họp lớn, một khu vực làm việc nhóm chẳng hạn. Những công ty, văn phòng có diện tích hạn chế là một gợi ý lý tưởng cho kiểu không gian đa chức năng này.

4. Hot-desking

Đây là một định nghĩa mới trên nền tảng mọi bàn làm việc cá nhân được loại bỏ để tiết kiệm diện tích sàn. Thay vì sử dụng những chiếc bàn truyền thống, mỗi nhân viên một bàn vùi mài từ ngày này qua ngày kia, những mẫu bàn làm việc chung với kích thước lớn sẽ được thay thế và sử dụng. Với không gian bàn làm việc chung, không gian của từng nhân viên cũng sẽ được phân bố theo kiểu ai đến trước thì ngồi trước. Như vậy, hot-desking không chỉ giải quyết vấn đề thiếu không gian làm việc, mà còn kích thích sự trao đổi giữa các cộng sự và nâng cao sự sáng tạo.

5. Tối giản hóa bàn làm việc

Việc tối giản hoá bàn làm việc và loại bỏ đi những đồ vật không cần thiết giúp không gian làm việc trở nên gọn gàng, khoa học đồng thời giảm thiểu thời gian tìm kiếm của bạn khi cần. Không gian làm việc gọn gàng cũng cho thấy được cá tính của bạn và tác phong làm việc có chuyên nghiệp hay không. Một không gian tối giản, sạch sẽ cũng chính là chìa khoá đại diện cho năng suất công việc thăng tiến của bạn.

6. Bổ sung không gian phụ

Không gian phụ là nơi thư giãn giải trí sau những giờ làm việc căng thẳng, nơi không diễn ra các hoạt động công việc trực tiếp có thể là hành lang, cầu thang, ban công… Đừng xem thường, chúng có thể là những không gian mà chúng ta có thể tận dụng trong công tác truyền cảm hứng và khuyến khích nhân viên làm việc một cách thoải mái, tự tin. Tận dụng những không gian bị bỏ quên hay gọi là góc chết như vậy có thể là một sự lựa chọn thú vị cho việc thiết kế thành những không gian nhỏ như buồng gọi điện thoại, hay chỗ thảo luận nhanh giữa các cộng sự.

7. Khu vực yên tĩnh

Xu hướng văn phòng mở ngày càng phổ biến và được xem như một mô hình chuẩn mực của các công ty, doanh nghiệp trên thế giới. Tuy nhiên, hạn chế của văn phòng mở không phải không có nhất là tình trạng tiếng ồn ở khu vực làm việc chung. Việc này gây cản trở cho những công việc có tính chất yêu cầu mức độ tập trung cao. Với việc thiết lập những phòng nhỏ yên tĩnh, nhân viên của bạn có thể sử dụng chúng bất cứ lúc nào cho việc xử lý những công việc hạn chế sự xao nhãng đáng kể.

8. Mang thiên nhiên vào văn phòng làm việc

Văn phòng của bạn không có sự xuất hiện của những bức tranh trang trí, cây xanh, phụ kiện hay yếu tố nào khác ngoài con người chính là một điểm trừ lớn. Hãy thêm vào không gian làm việc bằng một vài chậu cây xanh quanh văn phòng, có thể cân nhắc trang trí cây dây leo cho những bức tường bớt đơn điệu, trống trải. Hoá xanh văn phòng làm việc tạo không khí trong lành kích thích tinh thần làm việc phấn chấn hiệu quả. Các nghiên cứu chỉ ra rằng yếu tố thiên nhiên tác động lên hơn 15% vào năng suất lao động của nhân viên văn phòng, con người khó bị xao nhãng bởi thiên nhiên.