Ở thời đại mà công nghệ 4.0 đang có sự phát triển vượt bậc thì mô hình văn phòng điện tử ngày càng trở nên thịnh hành. Hầu hết các doanh nghiệp đều ưu tiên lựa chọn nhằm thay thế các mô hình văn phòng truyền thống. Vậy, văn phòng điện tử là gì? Mang lại những lợi ích gì? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thật chi tiết thông qua bài viết dưới đây nhé!
Văn phòng điện tử là gì?
Văn phòng điện tử hay còn được gọi bằng một cái tên khác là E-office. Văn phòng này sẽ ứng dụng các công nghệ hiện đại thông qua hàng loạt phần mềm quản lý công việc, thông tin, hồ sơ, tài liệu, nhân sự,…nhằm loại bỏ cá phương pháp quản lý truyền thống.
Con người sẽ xử lý công việc thông qua máy tính, phần mềm có kết nối internet. Chỉ cần thao tác một vài bước đơn giản là có thể thành lập một văn phòng điện tử đúng nghĩa.
Lợi ích của văn phòng điện tử là gì?
Là một trong những mô hình văn phòng đón đầu xu hướng hiện nay. Ở văn phòng điện tử bạn sẽ tìm thấy các đặc điểm vượt trội mà kiểu văn phòng khác không thể có được.
Không gian làm việc hiện đại
Nếu bạn đã chán nản với hàng loạt hồ sơ/tài liệu chất đống trên bàn làm việc thì hãy cân nhắc mô hình văn phòng điện tử này nhé! Tất cả mọi thông tin, tài liệu, hồ sơ sẽ được lưu trữ qua thông phần mềm, thiết bị điện tử.
Ở văn phòng mới sẽ sử dụng wifi hay 4G với tốc độ cao. Một số doanh nghiệp còn lắp đặt hoàn toàn các thiết kế công nghệ cao như laptop, ipad, camera, face ID,… Mang đến những hỗ trợ tốt nhất cho nhân viên. Chưa kể còn đi kèm các loại máy in, máy fax,…
Hệ thống quản lý sát sao và chặt chẽ
Thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý, mô hình này sẽ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên của mình một cách thuận tiện hơn, dù người lãnh đạo không có mặt ở doanh nghiệp. Việc phân công công việc minh bạch cũng trở nên rõ ràng hơn.
Và nhờ vào hệ thống hiện đại, thông minh mà việc tra cứu hay tìm kiếm tài liệu cũng trở nên dễ dàng hơn. Toàn bộ dữ liệu đã được đồng bộ và chọn lọc, sắp xếp vô cùng tỉ mỉ. Do đó không còn phải lo lắng về việc mất hay mất quá nhiều thời gian tìm kiếm.
Các hệ thống phần mềm sử dụng trong văn phòng điện tử còn mang tính bảo mật cao. Thế nên bạn không cần phải quá lo lắng về tình trạng thông tin bị rò rỉ ra bên ngoài.
Tiết kiệm khối lượng lớn thời gian và chi phí điều hành
Các văn phòng với mô hình truyền thống sẽ mất rất nhiều chi phí để mua giấy in, mực, các tủ hồ sơ lưu trữ,…Đây là điều mà hầu hết doanh nghiệp đều thấy rõ. Với văn phòng điện tử thì các vấn đề này sẽ được giải quyết nhanh chóng nhờ vào các nền tảng máy móc, thiết bị điện tử hiện đại. Nhờ đó tiết kiệm rất nhiều chi phí, loại bỏ được các khoản chi tiêu không cần thiết.
Thêm đó cũng nhờ vào máy móc mà thời gian làm việc, giải quyết công việc cũng trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp
Như đã nói, thế giới đang trong giai đoạn phát triển vô cùng mạnh mẽ về mặt công nghệ. “Kỷ nguyên” 4.0 diễn ra trong mọi lĩnh vực. Vì thế mà việc ứng dụng kỹ thuật công nghệ, máy móc, phần mềm hiện đại để tạo nên văn phòng điện tử là điều không hề dư thừa. Góp phần giúp doanh nghiệp phát triển một cách toàn diện nhất.
Cách lựa chọn nội thất văn phòng cho mô hình văn phòng điện tử
Văn phòng điện tử hay văn phòng số hóa là thuật ngữ đề nói về các phần mềm tích hợp ứng dụng hệ thống điều hành và quản lý. Việc ứng dụng này sẽ giúp doanh nghiệp xử lý được số lượng lớn giấy tờ truyền thống.
Và để tạo dựng nên một văn phòng đúng chuẩn, bạn cần phải trang bị hàng loạt thiết bị, máy móc và nội thất văn phòng. Mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có diện tích riêng biệt. Thế nên hãy dựa vào yếu tố này để lựa chọn nội thất có kích thước phù hợp nhất.
Một số sản phẩm nội thất cần phải có trong văn phòng là:
- Thiết bị điện tử: Máy tính hiện đại, máy in, máy scan, máy fax, máy chấm công vân tay hay face ID,…
- Bàn làm việc: Lựa chọn thiết kế dựa trên đối tượng sử dụng. Cụ thể là có bàn lãnh đạo, bàn trưởng phòng và bàn nhân viên.
- Ghế văn phòng: Đa dạng kiểu dáng và mẫu mã. Có thể kể đến như: ghế chân quỳ, ghế chân xoay, ghế da, ghế lưới, ghế gấp,…
- Tủ kệ trang trí sẽ giúp không gian thêm phần sinh động.
Trên đây là toàn bộ thông tin mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn về mô hình văn phòng điện tử và những lợi ích xoay quanh nó. Hy vọng sẽ giúp ích cho bạn trong việc xây dựng và phát triển doanh nghiệp.